如何快速落地电子发票报销入账归档方案?



国家税务总局局长王军在第50届SGATAR(亚洲税务行政及研究组织)年会上发言指出,中国政府高度重视数字化发展,于2021年3月正式出台《关于进一步深化税收征管改革的意见》(以下简称《意见》),描绘了数字化背景下智慧税务建设的宏伟蓝图,提出建设“金税四期”的设想,开启了依托“金四”推进税收征管数字化之路。


在《意见》中明确了以“深化税收征管制度改革,着力建设以服务纳税人、缴费人为中心,以发票电子化改革为突破口,以税收大数据为驱动力的具有高集成功能、高安全性能、高应用效能的智慧税务”为指导思想。全面推进税收征管数字化升级和智能化改造,稳步实施发票电子化改革。



我国电子发票发展史

2013年

我国的电子发票试点在北京率先开展,2013年6月27日北京市国家税务局发布公告,决定在北京市开展电子发票应用试点,当日试点企业开具了第一张电子发票,我国的电子发票试点就此启动。

2015年

经过前期试点,国家税务总局宣布在全国范围内启用增值税发票系统升级版,并在此基础上,组织开发了增值税电子发票系统,用以开具增值税电子普通发票,并在全国范围内推行。

2019年

国家税务总局建设全国统一的电子发票公共服务平台,为纳税人提供电子发票开具等基本公共服务。

2020年

国家税务总局发布《国家税务总局关于增值税发票综合服务平台等事项的公告》,将增值税发票选择确认平台升级为增值税发票综合服务平台,同时明确了纳税人通过增值税电子发票公共服务平台开具的增值税电子普通发票为OFD格式。同年9月,宁波、石家庄和杭州三地先后开展新办纳税人专票电子化试点,并于2021年1月扩展到在全国范围内新设立登记的纳税人。

2021年

11月30日,上海市、广东省、内蒙古自治区三地税务局分别发布了《关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》(下文简称《公告》),决定自2021年12月1日起在该三地部分地区的部分纳税人中开展全电发票试点工作,通过全国统一的电子发票服务平台24小时在线免费为纳税人提供全电发票的开具、交付、查验等服务,试点范围包括存量企业,我国电子发票试点进入“全面数字化”和“一票式”集成阶段。



全电发票是落实税收征管数字化升级和智能化改造的重要抓手。使用全电发票能进一步强化发票记录交易信息的本质,实现经济交易信息“一票式”集成,有利于降低征纳成本。


01

什么是全电发票


全电发票的法律效力、基本用途与现有纸质发票相同。其中,带有“增值税专用发票”字样的全电发票,其法律效力、基本用途与现有增值税专用发票相同;带有“普通发票”字样的全电发票,其法律效力、基本用途与现有普通发票相同。 


广东省全电发票由国家税务总局广东省税务局监制。全电发票无联次,基本内容包括:动态二维码、发票号码、开票日期、购买方信息、销售方信息、项目名称、规格型号、单位、数量、单价、金额、税率/征收率、税额、合计、价税合计(大写、小写)、备注、开票人。


全电发票的发票号码为20位,其中:第1-2位代表公历年度后两位,第3-4位代表广东省行政区划代码,第5位代表全电发票开具渠道等信息,第6-20位代表顺序编码。 


全电发票样式

注:以国家税务总局广东省税务局公告

2021年第3号《公告》为例 

02

全电发票的优势



开业开票“无缝衔接”

“去介质” 纳税人不再需要预先领取专用税控设备

“赋码制” 取消特定发票号段申领,系统自动分配

“授信制” 自动为纳税人赋予开具金额总额度


发票开具更便捷

发票开具渠道更多元

全国统一电子发票服务平台

“去版式”  满足个性业务需求


发票数据应用更广泛

“一户式”“一人式”发票数据归集

加强各税费数据联动

“一表集成”式税费申报预填服务奠定数据基础


入账归档一体化

电子发票国家标准逐步完善

推进企业财会管理信息化建设

发布电子发票数据规范和接口标准

提升高信息化水平企业

进一步实现发票报销、入账、归档一体化操作


03

企业所面临的挑战


挑战一:试点纳税人可以通过电子发票服务平台税务数字账户自动交付全电发票,也可以通过电子邮件、二维码等方式自行交付全电发票(《公告》第七条、第八条)。上海市、广东省、呼和浩特市部分企业作为受票方将开始收到全电发票,报销人应如何使用全电发票进行报账?

员工收到全电发票后,可使用票智汇小程序通过二维码扫描、拍照、邮件导入等多种方式采集全电发票。采集完成,系统自动进行查重、验真、合规检查,检查通过归集至个人票夹,用户可在费控或ERP系统中选择已采集的发票进行报账。

未来电子发票服务平台接口开放后,票智汇可提供更多自动化的发票采集、查验、用途勾选、发票认证方案。


微信发票导入图示


挑战二税务机关对试点纳税人开票实行开具金额总额度管理,试点纳税人可通过电子发票服务平台标记发票入账标识(《公告》第六条、第十条)。在信息管税的背景下,企业如何解决电子发票重复报销入账,进项发票、业务单据、记账凭证对应错误的问题?

以开票额度来管控企业发票开具为全新的理念,且更为科学。既达到管控开票额度,防止虚开,又解决原先由于发票版面额度以及核定张数的限制导致发票量不够,无法及时开出发票的问题。同时,取消版面额度限制后,进项税发票可以与采购记账凭证一一对应,解决原先发票号码在ERP系统中登记不全,月末难以编制调节表的实务操作困难。


票智汇发票平台,为企业创建专属发票池,员工可以通过小程序拍照、扫描、拉取微信支付宝发票等多种方式快速归集进项发票。报账系统、采购系统或ERP系统可直接关联发票创建单据,同时回写使用标识。


票智汇提供发票采集、验真、使用、入账实时报表,财务及税务人员可以及时查看进项发票使用情况。在全电发票模式下,电子发票的入账标识可以同时起到与企业所得税前成本扣除、防止重复报销入账等多种功能,真正以票控税、信息管税,助力企业提升内控水平。



挑战三:纳税人以全电发票报销入账归档的,按照财政和档案部门的相关规定执行(《公告》第十条)。税务局将发布电子发票数据规范和接口标准,开放电子发票服务平台接口方案,鼓励规模较大、信息化程度较高的企业改造ERP等财务软件,直接对接实现发票报销、入账、归档一体化操作。

票智汇发票平台,可快速嵌入客户现有费控系统中,快速落地发票采集、查验、合规校验到报销、入账、归档全流程发票解决方案。票智汇支持OCR识别、查重验真、原始文件验证、税务黑名单、发票合规提醒等功能,满足电子发票报销、入账、归档财务会计档案四性要求,同时通过智能报销、智能审核、影像智能签收提升业财税合规性,协助企业清晰掌握所有以发票为基础的费用支出的过程和数据。


04

票智汇全流程解决方案


票智汇—贯穿企业支出全流程的发票综合解决方案


①  发票采集与合规检查

自动验真查重:OFD电子专票、增值税专用发票、增值税普通发票、增值税电子发票、增值税卷式发票等自动验真查重警示连号,从源头杜绝虚假发票、重复发票的报销。

② 报销自动化

通过导入发票,系统自动完成发票信息的采集、验真、查重,并根据报销规则完成报销单的自动填写,从而实现自动化的报销

协助员工更准确的录入发票信息、费用类型,减轻财务人员审核纠正的工作量;采集全部业务数据,为财务数据分析、管理决策提供更全面的数据支撑。

③ 支持全电发票智能审核

OCR+NLP+智能审核规则引擎协助财务进行单据的预审,财务人员只需要关注重点标记的单据。既节省了工作量,又提高了审核的准确率。

④ 原始凭证智能影像比对

财务收到员工粘贴单后,通过扫描仪或收单柜,系统可自动比对系统影像与签收实物是否一致,无需财务人工核对,极大节省财务工作量。

⑤ 发票风险监控

财务人员可通过票智汇进项发票池功能实现,对全公司发票进行实时全局监控、分析,并对即将逾期发票进行自动提醒,催促员工尽快完成报账。

⑥ 电子档案归档

单据流程结束后,系统自动将单据信息、发票原始文件及电子会计凭证推送至档案系统,完成档案资料的自动采集。档案管理系统自动成册、归档,支持电子会计档案的索引查询、档案借阅。

票智汇已积累大量保险、银行、证券、基金、教育、互联网案例,兼容复杂业务场景,不仅仅是提供发票的简单采集,还能够提供发票预警、合规校验、智能审核、影像比对、扫描仪/高拍仪采集等核心功能,同时具备强大的可扩展性和灵活性,简单配置即可满足多样化需求。

票智汇产品介绍

参考文献

国家税务总局办公厅《深化亚太税收合作 共绘数字发展蓝图——王军局长在第50届SGATAR年会上的发言》

中办、国办印发《关于进一步深化税收征管改革的意见》

国家税务总局广东省税务局《关于开展全面数字化的电子发票试点工作的公告》



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